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Die Archivierung digital erstellter Daten und steuerrelevanter Unterlagen ist Pflicht!Es ist höchste Zeit zu handeln!
Haben Sie Ihr Unternehmen bereits auf diese Ära der Prüfungen durch die Finanzämter eingestellt? Der Fikus braucht dringend Geld. Die Zeit der Nachsicht der Betriebsprüfer ist offensichtlich beendet. Beispiel zu den neuen Prüfmethoden Alle Unternehmen sind zum Handeln gezwungen! Seit dem 1. Januar 2002 wurde mit der neuen Fassung der Abgabenordnung (AO) und dem Inkrafttreten der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen“ (GDPdU)) durch die Finanzverwaltung eine neue Ära der Steuer- und Betriebsprüfung eingeleitet. Ab Beginn des Jahres 2005 werden die Betriebsprüfungen ausschließlich unter Verwendung der Prüfsoftware IDEA durchgeführt. Es ist damit zu rechnen, dass alle Unternehmen in absehbarer Zeit unter Verwendung dieser edv-basierten Prüfungstechnik geprüft werden. Die Bestimmungen der Abgabenordnung (§ 146 und 147) besagen, dass Unter-nehmen alle steuerrelevanten Daten und Dokumente, die über EDV-Systeme erstellt wurden, elektronisch und revisionssicher archivieren und dauerhaft in maschinell lesbarer und auswertbarer Form und für Betriebsprüfungen während der gesamten Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) verfüg-bar halten müssen. Der Gesetzgeber gibt vor, dass dem Betriebsprüfer nicht nur - wie bisher bekannt - die Belegakten und Auswertungen vorgelegt werden müssen, sondern Zugriff zu Ihrer EDV zu gestatten ist, um Prüfungen der mittels EDV erstellten Daten vornehmen zu können. Hierzu müssen Sie sicherstellen, dass die Daten über einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren jederzeit lesbar und auswertbar sind. Damit sind erhebliche Kosten und Risiken verbunden.
Die EDV-Systeme verändern sich innerhalb des vorgeschriebenen Aufbewah-rungszeitraums von 10 Jahren erheblich. Wenn Sie den EDV-Zugriff des Betriebsprüfers eingrenzen möchten, müssen Sie nachweisen können, dass in den übrigen Programmen und Daten keine steuer-relvanten Daten gespeichert oder verarbeitet wurden. Im Einzelnen verweisen wir auf die Fachinformation des "Arbeitskreis für wirtschaftliche Verwaltung e.V.", in dem wir aktiv mitwirkt haben. Die Berurteilung "was ist steuerrelevant" bedarf einer qualifizierten Beurteilung, damit eine Datentrennung zuverlässig erreicht werden kann, die durch die Finanzverwaltung anerkannt werden muss. Wir haben die Lösung! Soweit Daten in unserer Kanzlei für Sie verarbeitet werden, erfüllen wir diese Verpflichtung für Sie durch digitale Archivierung der Buchhaltungsdaten in einem revisions- und ausfallsicheren Rechenzentrum. Daten Ihres Unternehmens sichern wir laufend durch eine Online-Sicherung. Selbstverständlich stellen wir damit sicher, dass die archivierten Daten jederzeit in lesbarer Form zur Verfügung gestellt werden können.
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